Das Dokument-Repository ist ein Zentralarchiv, in dem Portfolio- und Untergruppen-Mitglieder alle relevanten Dokumente mit Unternehmensinformationen zu den Themen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung in Measurabl speichern können. Dies ist insbesondere hilfreich bei der Berichterstattung außerhalb von GRESB und CDP.
Navigation auf der Registerkarte Dokument-Repository in Measurabl:
- Das Dokument-Repository befindet sich auf der linken Seite unter der Registerkarte „Dokumente“.
DOKUMENTE UND ORDNER HOCHLADEN
- So fügen Sie Dokumente hinzu: Klicken Sie auf der Seite „Dokumente“ rechts oben auf die Schaltfläche „+“ (unter dem Werbebanner). Klicken Sie anschließend auf „Hochladen“.
- Wählen Sie eine oder mehrere Dateien vom Ihrem Computer aus und klicken Sie auf „Hochladen“.
- Klicken Sie auf „Schließen“, um die Startseite des Dokument-Repositorys anzuzeigen, oder auf „Weitere Dateien auswählen“, um mehr Dateien hochzuladen.
- Klicken Sie auf die Datei, um die zugehörigen Inhalte anzuzeigen.
- So fügen Sie einen Ordner hinzu: Klicken Sie auf der Seite „Dokumente“ rechts oben auf die Schaltfläche „+“ (unter dem Werbebanner). Klicken Sie anschließend auf „Ordner hinzufügen“.
- Geben Sie den Namen des Ordners ein. Der Name des Ordners darf nicht bereits vergeben sein, da sonst eine Fehlermeldung angezeigt wird. Klicken Sie anschließend auf „Erstellen“.
DATEIEN BEARBEITEN UND AKTUALISIEREN
Nachdem Sie Ihre Daten zu Measurabl hinzugefügt haben, können Sie Ihre Daten mit Kommentaren, Tags (Kennzeichnungen), Beschreibungen und anderen Metadaten versehen. Das geht so:
IN DATEIEN ZEICHNEN
Ja, Sie können bei Bedarf auf dem Dokument zeichnen!
- Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um es anzuzeigen.
- Klicken Sie auf das Bleistiftsymbol. Zeichnen Sie wie gewünscht auf dem Dokument, beispielsweise einen Pfeil, der auf einen bestimmten Abschnitt zeigt.
- Klicken Sie auf „Speichern“, um die Zeichnung auf dem Dokument zu speichern, oder auf „Löschen“, wenn Sie sie wieder löschen möchten.
- Klicken Sie auf „Fertig“, um den Zeichenmodus zu verlassen.
Zu jeder Zeichnung wird ein Tooltip mit Informationen zum Ersteller angezeigt. Die Zeichnung kann auch dem Speichern noch gelöscht werden.
KOMMENTIEREN IN DATEIEN
Sie können Kommentare in Dokumenten hinzufügen, um Hinweise zu notwendigen Aktualisierungen oder Gesprächsthemen zu verfolgen.
- Klicken Sie auf den Namen des Dokuments, um es anzuzeigen.
- Dokumente können auf zweierlei Weise kommentiert werden:
- Mit der Kommentarschaltfläche: Wenn Sie auf die Kommentarschaltfläche klicken, können Sie einen bestimmten Teil des Dokuments auswählen, den Sie kommentieren möchten. Klicken Sie auf „Fertig“, wenn Sie alle Kommentare zum Dokument hinzugefügt haben. Alle Kommentare werden rechts in der Seitenleiste „Aktivität“ angezeigt. Sie können einzelne Kommentare aufrufen, indem Sie auf den gewünschten Kommentar klicken.
- Über die Seitenleiste „Aktivität“: Alternativ können Sie einen Kommentar direkt in die Seitenleiste „Aktivität“ eingeben und anschließend auf „Übernehmen“ klicken. Dieser Bereich eignet sich hervorragend, um allgemeine Kommentare zum Dokument hinzuzufügen.
Kommentare können jederzeit von ihren Autoren geändert oder gelöscht werden.
DATEIEN MIT TAGS VERSEHEN
Gelegentlich ist es sinnvoll, das Dokument mit Tags zu versehen, damit Sie es anhand eines bestimmten Filters oder Themas schneller finden können. Dabei fügen Sie ein Tag zum Dokument hinzu. Dies funktioniert wie folgt:
- Klicken Sie bei der Ansicht des Dokuments rechts unten auf der Seite auf das Symbol, das wie ein Etikett oder Schild aussieht.
- Geben Sie ein aussagekräftiges Tag für die Datei ein und drücken Sie die Eingabetaste. Das Tag wird unter dem Textfeld hinzugefügt.
- Geben Sie weitere Tags ein und fügen Sie sie durch Drücken der Eingabetaste hinzu. Klicken Sie, nachdem Sie alle Tags hinzugefügt haben, auf „Speichern“, um die Tags in der Datei zu speichern.
Die Dokumenten-Tags sind jederzeit im unteren Bereich der Datei verfügbar.
DRUCKEN UND HERUNTERLADEN
Vielleicht möchten Sie ein Dokument herunterladen, um seinen Inhalt zu ändern oder es an einen Kollegen außerhalb von Measurabl weiterzugeben. Dabei können Sie die Dokumente auf zweierlei Weise drucken.
- Im Menü „...“ auf der Startseite des Dokument-Repositorys: Klicken Sie erst auf diese Schaltfläche auf der Startseite und anschließend auf „Herunterladen“.
- Mit dem Symbol „Herunterladen“ in der Dokumentvorschau: Klicken Sie zum Herunterladen des Dokuments auf das Symbol, das wie ein nach unten zeigender Pfeil aussieht.
Klicken Sie zum Drucken eines Dokuments in der Dokumentvorschau auf das Druckersymbol oben rechts im Dokument. Wählen Sie den Drucker aus und drucken Sie das Dokument wie gewohnt.
SUCHEN UND FILTERN
Oben auf der Startseite des Dokument-Repositorys befindet sich eine Suchleiste. Suchen Sie wie gewohnt mithilfe der Suchleiste eine Datei per Name, Tag (Kennzeichnung), Kommentar, Beschreibung oder Inhalt.
Weitere Informationen und FAQs:
- Beachten Sie, dass das Dokument-Repository nur für Portfolio-Manager und Untergruppen-Mitglieder mit Premium-Status verfügbar ist. Wenn Ihnen diese Funktion noch nicht zur Verfügung steht, wird Ihnen eine „Teaser“-Seite angezeigt. Über diese Seite können Sie eine Demonstration anfordern, um im Rahmen einer 30-tägigen Probeversion mehr von der Funktion zu sehen.
Was kann ich mit dem Dokument-Repository machen?
- ESG-Dokumente hochladen und herunterladen
- Ordner zum Organisieren von Dokumenten erstellen
- Dokumente mit Tags versehen und Hinweise in Dokumenten verfolgen
- Dokumente anhand von Namen, Tags und Beschreibungen durchsuchen und filtern
- Dokumente auf Viren prüfen
- Mehrere Versionen Ihrer Dokumente verfolgen und sehen, wer die Änderungen vorgenommen hat
- Dokumente mit anderen Portfolio-Managern und Untergruppen-Mitgliedern teilen und austauschen
- Ihr Customer Success Manager kann das Dokument-Repository auch nutzen, um extern ausgeführte Dokumente und Berichte zu speichern und zu verwalten, beispielsweise Datenprüfungsdokumente und Berichte, die auf Ihre Anforderungen abgestimmt wurden
Typische Einsatzbereiche des Dokument-Repositorys:
- GRESB-bezogene Dokumentation speichern
- Dokumente zum Mieterengagement und Green Leasing verfolgen
- Soziale Initiativen auf Unternehmensebene verfolgen
- Extern angepasste Berichte speichern
- Vorlagen erstellen und hinzufügen
- Letztlich soll Ihnen diese Funktion die ESG-Verfolgung und -Berichterstattung in jederlei Hinsicht erleichtern.
Welche Dokumente kann ich hochladen?
- Textbasierte Dokumente, Bilder, Präsentationen, Audiodateien, Videodateien, Flash/Mobile-Videodateien, komprimierte Dateien und 3D-Dateien
Was wird vom Dokument-Repository nicht unterstützt?
- Das Dokument-Repository ist von allen Verbrauchsdaten-Synch-Funktionen getrennt. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Verbrauchsdaten-Synch-Rechnungen manuell hochladen.
- Verbrauchsabrechnungen werden nicht im Dokument-Repository verarbeitet. Rechnungen werden nur mit der Drag-and-drop-Funktion zum Ablegen von Rechnungen für Verbrauchsdaten-Synch
verarbeitet. - Projektdokumente werden nicht im Dokument-Repository gespeichert. Sie können jedoch andere relevante Dokumente hinzufügen, die in Ihren Projekten möglicherweise nicht berücksichtigt sind. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie Ihre Projekte und Projektdokumente zu Measurabl hinzufügen.
- Erstellte Berichte werden nicht automatisch im Dokument-Repository angezeigt. Sie können diese Berichte jedoch in das Dokument-Repository hochladen, um den Überblick über allgemeine Berichte oder über Anpassungen zu behalten, die Sie daran vorgenommen haben.